« Vous êtes ce que vous écrivez ».

Autant dire que si votre manière d’écrire est fade et peu attrayante, l’image que vous donnez de vous vous desservira et c’est peu dire… Ne vous demandez plus pourquoi votre client américain ne vous répond plus, suivez ce cours ou retenez le résumé que j’en fais. 

J’ai choisi de vous parler du Business writing sur Coursera, qui est un très bon cours pour maîtriser les bases de l’écrit professionnel en anglais car mon objectif est de permettre aux francophones d’apprendre à écrire pour convaincre en anglais sans avoir à passer des heures à étudier.

En résumant ce MOOC pour vous je vous fais gagner environ 7,7 heures de travail. C’est parti pour 5 à 7 minutes d’immersion accélérée dans le monde de l’écrit efficace!

MOOC Business writing sur Coursera

Le cours Business writing fait partie de la spécialisation Effective communication (communication efficace), il est réalisé par trois intervenants de l’université du Colorado à Boulder (Etats-Unis).

• Nombre total d’heures de vidéo:  3,3 heures 
• Discussions: 7 (environ 5 mn à chaque fois) soit 35 mn
• Lectures: 9 (environ 10 mn à chaque fois) soit 1,5 heures
• Quiz: 28 ( environ 5 mn à chaque fois) soit 2,3 heures
• Exercices: 2 devoirs notés par pairs (mais non accessibles aux auditeurs libres)

Les grands principes pour bien écrire sont énoncés dès le départ:

• la clarté
• l’organisation
• la relecture

Un MOOC a toujours un objectif pédagogique, ici il s’agit de se développer en tant que professionnel. Les enseignants l’énoncent aussi comme ceci : « You become your personal brand » (qui rappelle la vision présentée dans le cours Strategic Career Self Management )

Plusieurs pdf très utiles rassemblent les documents de travail du cours  dans la rubrique Course resources.

MOOC Business writing Semaine 1

Introduction to what is good writing

Le plus simple pour débuter c’est de se demander ce qu’est un mauvais écrit. Des exemples vous viennent en tête de tous ces mails reçus aujourd’hui au travail que vous avez dû relire 3 fois pour comprendre par exemple.

Tout simplement, un écrit efficace est un écrit facile à lire. Celui qui l’écrit apparait professionnel, compétent et organisé et c’est important car lorsque l’on écrit on vend ses idées et notre image est en jeu.

I. The basis of good writing

The windowpane theory (G. Orwell)

L’idée est qu’une bonne vitre est une vitre propre et donc que l’on ne voit pas : la clarté est le principe de base lorsque l’on s’exprime (à l’écrit comme à l’oral). La manière d’écrire doit donc être au service du message et s’effacer devant ce contenu.

Grammaire, design, choix de mots : tout doit aller dans le sens de la clarté. Le même principe est valable pour la mise en page du document.

Comment rendre le message clair? En enlevant les mots superflus, en utilisant des bullets points par exemple.

Waste no time

Le temps du lecteur est précieux, ne le gaspillez pas. Pensez au nombre d’e-mails que vous recevez chaque jour et que vous ne pouvez pas lire faute de temps. Rappelez vous bien que le but d’écrire est d’être lu, or lorsqu’un écrit est trop long, il court le risque de ne pas être lu du tout. Votre objectif n’est alors pas atteint.Mais chacun sait qu’ il est plus facile d’écrire long que court.

L’objectif est d’écrire peu et d’être efficace. C’est aussi simple que ça.

Don’t sound smart, be smart

On n’écrit pas pour plusieurs audiences, on écrit pour une seule :  des lecteurs qui sont pressés et qui ont plein d’autres choses à faire.

Il faut donc garder en tête que le message doit être clair, et pour cela, ne pas vouloir avoir l’air intelligent , il faut l’être. Comment? En évitant la complexité et  les longueurs. Il faut épargner les efforts au lecteur pour le garder.

N’oubliez pas, pour écrire efficacement, le focus doit rester sur le message et non sur la forme.

Own your ideas

Le problème de beaucoup d’auteurs ou de n’importe qui qui doit écrire quelque chose d’intéressant est que le résultat est sans consistance et par conséquent inintéressant.

Pourquoi?

Parce que des mots exprimant le doute comme « maybe » les modaux comme « could » « might », des verbes comme « think » n’apportent rien à part le doute et l’hypothèse et ce n’est pas ce que le lecteur recherche en nous lisant.

On n’écrit pas pour exprimer le doute, on écrit pour présenter une idée, développer un raisonnement, des solutions, des analyses et des conclusions. Rappelez-vous que votre audience veut collaborer avec quelqu’un d’efficace. Lorsqu’on ne semble pas avoir confiance en ce que l’on écrit, personne ne veut accepter nos idées et encore moins nos conseils.

Il faut donc développer son autorité dans sa manière d’écrire.

Everyone needs an editor (= relecteur)

Les 3 idées de cette sections sont:

• L’importance du feedback et pourquoi c’est difficile à accepter

Il est difficile d’accepter un feedback négatif car lorsqu’on écrit on s’investit et la critique nous touche alors particulièrement.

C’est normal de se sentir mal face à des critiques  mais on tous eu des échecs et pour sortir de l’échec et progresser il nous faut un relecteur.

• Celui qui écrit a besoin d’un receleur 

Le rôle du relecteur est de nous donner un avis externe sur notre travail, ce que par définition nous ne pouvons pas faire car en tant qu' »auteur « nous n’avons pas suffisamment de recul sur notre travail.

• Pour devenir un pro, il nous faut choisir aussi un mentor

Pour devenir un professionnel dans n’importe quel domaine on doit apprendre d’un mentor qui nous aide à améliorer ce que l’on fait. Dans mon cas, mon mentor est mon conjoint, qui est aussi entrepreneur, et qui contrebalance mon côté créatif et artistique par un fort esprit de synthèse et un esprit linéaire.

Why Johnny can’t write and employers are mad

Dans cette section il s’agit d’un document de CSNBC datant de 2013 où la journaliste discute des statistiques du chômage aux Etats-Unis et fait le lien avec l’incapacité de beaucoup de candidats à communiquer correctement. Des emplois sont créés mais les statistiques du chômage ont continué à augmenter, puisque les employeurs disent manquer de personnes qualifiées dans le domaine de la communication. Il s’agit essentiellement ici de communication écrite à mon sens.

Des explications sont avancées par différents experts pour expliquer cela :

• la technologie nous pousse à écrire vite et de manière abrégée
• l’inadéquation des cours enseignant la communication à l’école et à l’université

La solution vient d’entreprises qui se spécialisent dans la formation à la communication écrite pour préparer les candidats à la recherche d’emploi, mais parfois ce sont aussi les recruteurs eux-mêmes  qui pallient ce défaut en établissant une sélection par l’écrit et en décidant si les candidats valent la peine d’être repêchés et entrainés à la communication écrite -puisque même les candidats provenant d’écoles de commerce prestigieuses ont de sérieuses lacunes malgré d’autres atouts impressionnants.

Imperfection is ok

Il y a 3 règles pour bien écrire, qui ont été énoncées par une enseignante de Stanford:

1. pratiquer, pratiquer, prendre tous les cours s’il le faut pour cela
2. réfléchir avant d’utiliser tout mot de plus de 3 syllabes
3. pas de phrase de plus de 2 lignes

Réflexion personnelle : j’applique et donne les conseils 1 et 3 depuis longtemps, le numéro 2 me parait un peu moins approprié à la langue française, dont l’élégance aime les jolis mots.

II. Design well to write well

Who are you?

L’écrit professionnel est simple, il suit une formule, un schéma.

Le problème qui fait que beaucoup de gens continuent à écrire mal en dépit de cela peut être le manque de discipline à suivre ces schémas. Ces schémas s’appuient sur des principes : la clarté comme on l’a déjà dit, l’autorité  de faire les affirmations que l’on fait et la relecture qui est cruciale. Tout cela « se rapporte à qui l’on est ».

Appearance matters & Looking your best

L’organisation du document importe. Beaucoup.

On doit pouvoir reconnaître de loin que l’ensemble est structuré, clair. Cela fait « pro ».

Critères d’un bon mémo par exemple:

–clarté = propreté

–il y a visuellement des blancs, de l’espace : l’expérience de lecture ne sera pas oppressante ou pénible

–l’ensemble de la structure est équilibré, c’est agréable à regarder (pas de gros pavés contrebalancés par de courts paragraphes par exemple), le tout est centré (en longueur et en largeur)

–les paragraphes sont courts

–l’usage de bullet points , de sous-titres, de caractères gras suggère l’organisation -> document plus facile à lire rapidement

Type is the message

La typo et le formattage d’un document sont très importants. Tout le monde sait par exemple qu’on n’écrit pas en majuscules, on ne fait pas des paragraphes centrés, la taille des caractères importe aussi. La typo bien choisie est partie prenante du design du document et le rend attractif.

La 1ere leçon de design lorsque l’on écrit un document est de choisir une typo non pas pour son côté esthétique mais parce que cela fait sens avec ce que l’on écrit.

Success

Résumons les concepts-clé :

• simplicité et clarté dans le fond (écrit) comme dans la forme (design du document)
• le design est aussi important que le contenu lui-même
• pratiquer ces principes encore et encore est la clé de la réussite

MOOC Business writing Semaine 2 

Formula for writing success

Organize or die

Le principe de base est que il n’y a pas d’excellent écrit sans organisation.

Un bon contenu ne rattrape pas une organisation inexistante ou chaotique.

C’est simple, comme déjà vu dans le semaine 1, l’organisation est une formule, un schéma. La difficulté réside dans la discipline à appliquer ce schéma.

Une manière de procéder est d’imaginer la page comme un lieu de vie et donc d’organiser ce lieu de vie d’une façon qui soit vivable.

Tous ces aspects se potentialisent ! En effet, en réalisant l’importance de ces principes, les autres changements suivent : en organisant bien, on se sent plus en confiance et en se sentant plus en confiance on écrit mieux.

Great writers are great revisers

La relecture est un point-clé, on ne peut pas faire l’impasse dessus si on veut bien écrire.

La relecture/vérification vaut pour le design aussi bien entendu!

On ne sait en général pas clairement où on va avant l’instant où on a tout fini, la relecture/ vérification permet alors de redonner de la cohérence à l’ensemble en vérifiant que l’on ne s’est pas écarté des grands principes (clarté…) dans l’impulsion créative.

The organizational scaffold you need for everything

Voici le schéma qui servira de base à tous vos écrits professionnels(scaffold = échafaudage) :

Enfin la conclusion est simplement et uniquement un rappel de ce qui a déjà été dit. On n’ajoute rien de nouveau sinon cela signifie qu’une idée importante a été oubliée et n’a pas été mentionnée dans le contenu.

MOOC Business writing Semaine 3

La première partie de la semaine 3 est consacrée à appliquer les principes de base énoncés précédemment. Les vidéos nous présentent  la rédaction de la proposition à Coursera du cours de Business writing.

On revoit donc le schéma d’organisation général en détail et on insiste bien sur la relecture pour rendre le tout cohérent.

Ensuite, la deuxième partie s’intéresse à la clarté de la rédaction par la maîtrise de la grammaire.

C’est mon avis, mais  je trouve que cette partie (tout à fait logique et nécessaire dans le cadre du cours) n’est pas intéressante pour tout le monde. En effet, les points grammaticaux abordés sont basiques (virgule, homonymes, usage des pronoms complément).

La semaine s’achève par un travail de rédaction d’un premier paragraphe pour un cours imaginaire que l’on proposerait à Coursera. La correction est faite par les pairs et les participants doivent corriger au minimum trois de de leurs camarades. Cet exercice n’est pas accessible aux auditeurs libres.

MOOC Business writing Semaine 4

La semaine 4 offre de multiples conseils pratiques additionnels.

Par exemple, on apprend que proofreading et relecture ne signifient pas la même chose. La relecture est plus qu’un simple proofreading:  il s’agit d’écrire et de réécrire pour arriver à un bon résultat. On révise toujours dans l’objectif de plus de clarté pour le lecteur.

Un conseil important est de rester simple dans sa façon de s’exprimer. Il est également important de chasser les répétitions.

Il est important d’être bref, comme on le répète depuis le début. Les phrases doivent être courtes, et dans cet objectif on doit enlever les mots qui n’apportent rien à part des lourdeurs (la plupart des adjectifs et des adverbes par exemple). Evitez également l’excès de connecteurs logiques (generally, by the way…).

Exemple de phrase de départ « lourde »:

Résultat après simplification:

Un parallèle est fait avec le design de logos : en général, moins il y en a mieux c’est. En design et lorsque l’on écrit, le minimalisme est la philosophie à adopter. Un bon design et un bon écrit se résument donc à ces 3 clés:

Pour en revenir à l’idée d’autorité qui doit émaner de votre écrit, une règle importante est : soyez précis!

« Successful » ne signifie rien, un pourcentage ou un nombre si.

« Everyone », « many people » ne signifient rien non plus. Précisez le nombre de personnes.

« Society » réfère à tout et à rien : soyez plus précis.

Attention à ne pas tomber dans le jargon cependant. Gardez bien en tête qu’à chaque fois que le lecteur s’arrête pour essayer de comprendre ce que vous voulez dire, vous risquez de le perdre!

Il est important d’écrire à la voix active de manière générale (sauf pour les écrits et publications scientifiques où la vois passive rend la contenu plus objectif). La voix active rend le contenu vibrant, énergique et intéressant. Souvent par ailleurs, la voix passive ajoute des mots inutiles (exemple: I have been told versus I know/I heard).

Un autre conseil simple mais important, qui va dans le sens de notre objectif de clarté, est d’éviter les verbes communs comme « to be » et « to have« . Chercher tous les synonymes plus précis que l’on peut alors utiliser. Cela améliore beaucoup le style de l’écrit.

Il faut aussi éviter les enchaînements de prépositions qui rendent la lecture compliquée:

Voici un exemple d’enchainement prépositionnel:

Et voici le résultat simplifié:

Le résultat est plus joli et plus clair surtout.

Final matters

Les e-mails doivent toujours être courts, ne l’oubliez pas. Mais ce n’est pas une raison pour ne pas se relire: se relire est très important.

Qu’en est-il des longs documents, comme les rapports? On les traite comme une série de courts mémos que l’on assemble!  Chaque mémo suit donc la charpente énoncée précédemment.

En conclusion: On écrit toujours en pensant au lecteur.

Les principes de base pour bien écrire sont donc : 

1. la clarté
2. ne perdez pas le temps du lecteur
3. il faut asseoir son autorité
4. le design du document : primordial
5. l’organisation!
6. relisez et vérifiez le document plusieurs fois
7. écrivez vers votre but
8. vérifiez la grammaire
9. écrivez à la la voix active
10. supprimez le superflu qui crée des lourdeurs

Le résumé du premier MOOC du défi 30 jours sur Coursera se termine, j’espère que vous avez appris plusieurs astuces pour améliorer vos écrits professionnels en anglais ou dans n’importe quelle langue car les principes restent les mêmes.